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Política de tratamiento de información de datos personales

Con ocasión de la expedición de la Ley 1581 de 2012 que reglamenta el Derecho Constitucional de Habeas Data, el cual estipula la posibilidad que tienen las personas de “conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas”, informa a todos los interesados su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES.

  • IDENTIFICACIÓN

CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, NIT. 890.801.106-7, Institución sin ánimo de lucro, con personería jurídica otorgada por la Gobernación del Departamento del Valle, mediante la Resolución No. 000395 del 12 de marzo de 1982,  ubicada en la carrera 23, Calle 46 esquina de Manizales, teléfono 8782800, e-mail contacto@clinicadelapresentacion.com.co

La política de tratamiento de información de datos personales se desarrolla en atención a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio de las demás normas concordantes tales como Leyes sobre violación de Datos Personales, Secreto Empresarial, Reserva de la Historia Clínica, entre otras.

Así mismo se informa que la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, es responsable del Tratamiento de los datos personales y datos sensibles de los titulares, tales como Usuarios, Proveedores, Colaboradores, datos sobre los cuales decida de manera directa y autónoma.

  • DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PERSONAL SENSIBLE: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos como huellas dactilares, fotografías, vídeos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

  • La CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, cuenta con la infraestructura y organización, los recursos humanos y tecnológicos para garantizar el correcto e idóneo tratamiento de la información y datos personales y datos sensibles, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares contenidos en la Constitución y en la Ley, y en mayor medida para permitir el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de información personal, y lograr la excelencia en la prestación de Servicios de Salud y en general en el desarrollo del objeto social de la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN.
  • La CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, posee los medios necesarios para suministrar un correcto tratamiento de los datos personales y datos sensibles, garantizando la confidencialidad de los mismos salvo en los casos exceptuados por la Ley, evitando el acceso a la información de terceros no autorizados.
  • La información solicitada por la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN a sus titulares será la necesaria para garantizar la prestación del servicio de salud, administrar el riesgo en salud y en general para dar cumplimiento a su objeto social y a las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Los datos Sensibles requeridos serán de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información, y su tratamiento solamente podrá realizarse cuando medie Autorización de su titular, salvo los casos previstos por la Ley.
  • La CLINICA DE LA PRESENTACIÓN velará por el estricto cumplimiento de los Derechos fundamentales de los menores, y el tratamiento de sus datos requerirán Autorización previa de sus representantes; en ningún caso la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN desatenderá el interés superior del menor.
  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁ SOMETIDOS LOS DATOS  PERSONALES Y SU FINALIDAD
  • Las finalidades del tratamiento de información de sus diferentes titulares serán las siguientes:
  • Validación de derechos ante las Empresas Aseguradoras de los Planes de Beneficios y actualización de datos de los usuarios.
  • Autorizaciones de servicios de salud requeridos por los usuarios.
  • Caracterización, seguimiento, identificación de la población y gestión del riesgo.
  • Recaudo y recuperación de cartera, información y demás operaciones relacionadas con el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
  • Cumplimiento de las obligaciones propias del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
  • Evaluación de indicadores de alertas tempranas, oportunidad y calidad de los productos y servicios brindados.
  • Identificación de Proveedores y Prestadores, así como medición de necesidad, oportunidad y calidad en los productos y servicios prestados por éstos.
  • Dar a conocer los diferentes servicios y productos ofrecidos por la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, publicidad de los mismos, y en general mantener contacto con los usuarios y afiliados mediante cualquier medio de comunicación (escrito y/o electrónico), con el fin de adelantar cualquier trámite necesario para el desarrollo del objeto social de la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN
  • Cualquier otra operación necesaria para el desarrollo del objeto social de la  CLINICA DE LA PRESENTACIÓN atendiendo a su naturaleza.

Cualquier persona que intervenga en el Tratamiento de datos personales y datos sensibles, y cuya responsabilidad recaiga en la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, tienen la obligación de garantizar la reserva y confidencialidad de la información, aun cuando ya no cuente con ningún tipo de relación con esta IPS.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales y datos sensibles tendrán los siguientes derechos, los cuales serán respetados y garantizados por la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN en su calidad de Responsable del tratamiento de ésta información:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN.  Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada a la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

Ser informado por la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  1. DEBERES DE LA CLINICA DE LA PRESENTACIÓN  EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, en su calidad de responsable en el tratamiento de los datos personales y datos sensibles, tendrá los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad.
  • Mantener actualizada la información, requiriendo al titular de ser necesario. Y rectificar la información cuando esta sea incorrecta.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VII. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

  • Cuando se trata de datos personales públicos.
  • Cuando los datos personales son requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.
  • Cuando se está frente a casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Cuando son tratados para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil.

VIII. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS Y PETICIONES:

Los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar y consultar sus datos personales y datos sensibles que la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN posea en sus bases de datos y archivos.

El área de Admisiones como responsable del desarrollo y trámite para el ejercicio de los derechos de los titulares, atenderá y gestionará cualquier solicitud a través del correo electrónico.  Los colaboradores y trabajadores de la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN podrán gestionar sus peticiones y reclamos relacionados con los datos personales y datos sensibles por medio del área de Dirección Administrativa.

Contenido de la petición o reclamo:

La solicitud de petición o reclamo del titular sobre datos personales y datos sensibles deberá contener la siguiente información:

  1. Identificación del Titular (Nombres y apellidos, número de identificación).
  2. Datos de localización del titular (dirección y teléfono).
  3. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y documentos y/o pruebas que lo soportan.
  4. Firma del titular o su representante (si actúa por medio de representante, anexar poder o autorización especial).

Procedimiento para consulta:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivos de la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de inconformidad con la respuesta brindada por la CLÍNICA DE LA PRESENTACIÓN., el titular o su representante podrán solicitar nuevamente, mediante nueva solicitud de consulta, señalando los motivos de inconformidad.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de consulta ante la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN

Procedimiento para reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o cualquier norma concordante, podrán presentar reclamo ante la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, atendiendo los requisitos mínimos establecidos en el presente escrito. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que la CLÍNICA DE LA PRESENTACIÓN no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda, siempre que éste sea identificable, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de reclamo ante la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD:

La CLINICA DE LA PRESENTACIÓN informa a los titulares de información que el Aviso de Privacidad puede ser consultado en la página web www.clinicadelapresentacion.com.co

  1. VIGENCIA.

La Política de Tratamiento de Información de la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN, rige a partir del 16 de septiembre de 2013 y estará supeditada a las finalidades del tratamiento de datos personales y datos sensibles propios del objeto social y la naturaleza de la CLINICA DE LA PRESENTACIÓN